Polityka prywatności — Vicatoo

Wersja: 1.0

Ostatnia aktualizacja: 1 stycznia 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Vicatoo, Inc. (prowadząca działalność pod nazwą „Vicatoo") („Firma", „my", „nas" lub „nasz") gromadzi, wykorzystuje, udostępnia i chroni Twoje informacje podczas korzystania z www.vicatoo.com („Strona") i naszych usług.

Korzystając ze Strony, tworząc konto, wypełniając formularz kontaktowy lub komunikując się z nami za pośrednictwem WhatsApp/E-maila, wyrażasz zgodę na praktyki opisane w niniejszej polityce. Zapoznaj się również z naszymi Warunkami korzystania i Polityką rezerwacji i anulowania.

Oficjalne kanały: Oficjalnymi kanałami komunikacji są adres e-mail support@vicatoo.com oraz numer WhatsApp wymieniony w sekcji „Skontaktuj się z nami". Wszelka komunikacja z innych kanałów nie jest uważana za oficjalną.

1. Informacje, które zbieramy

Zbieramy informacje, które przekazujesz nam bezpośrednio, oraz informacje zbierane automatycznie.

1.1 Informacje, które przekazujesz

Możemy zbierać:

• Dane konta: Imię (jeśli dotyczy), e-mail, telefon/numer WhatsApp, nazwa użytkownika i hasło (zaszyfrowane).
• Formularz kontaktowy: Imię, e-mail, numer telefonu, temat wiadomości i treść.
• Dane zapytania o rezerwację: Cel podróży, daty pobytu, liczba gości, preferencje (np. rodzaj widoku, cichy pokój, dostępność kuchni...) oraz wszelkie szczegóły przesłane za pośrednictwem WhatsApp/E-maila.
• Komunikacja z obsługą: Treść czatów i korespondencji z naszym zespołem.

Uwaga: Prosimy nie udostępniać danych wrażliwych (takich jak dane karty płatniczej lub informacje zdrowotne). Jeśli otrzymamy takie dane przez pomyłkę, podejmiemy starania w celu ich usunięcia, gdy będzie to możliwe i uzasadnione.

1.2 Informacje zbierane automatycznie (Pliki cookie i analityka)

Podczas korzystania ze Strony możemy zbierać:

• Adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, system operacyjny, odwiedzane strony, czas trwania wizyty i źródło przekierowania.
• Dane za pośrednictwem plików cookie i podobnych technologii.

Korzystamy z Google Analytics w celu zrozumienia sposobu korzystania ze strony i poprawy wydajności. Google może używać plików cookie i podobnych identyfikatorów do zbierania danych o użytkowaniu w formie zagregowanej.

2. Jak wykorzystujemy Twoje informacje

Wykorzystujemy informacje do:

• Zarządzania kontem i świadczenia usług: Tworzenie kont, logowanie i zarządzanie ustawieniami.
• Koordynacji rezerwacji: Komunikacja z Tobą, zrozumienie Twojego zapytania, koordynacja z hotelem i wysłanie Wiadomości potwierdzającej.
• Obsługi klienta: Odpowiadanie na zapytania i rozwiązywanie problemów.
• Ulepszania produktu i strony: Analiza wydajności, poprawa doświadczenia użytkownika i rozwijanie funkcji.
• Bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom: Ochrona kont i Strony oraz weryfikacja podejrzanych działań.
• Marketingu i reklamy (za Twoją zgodą lub gdy jest to dozwolone prawem): Wysyłanie newsletterów/ofert oraz zarządzanie listami kontaktów i kampaniami reklamowymi.

3. Marketing (Newslettery i oferty)

Możemy wysyłać Ci wiadomości marketingowe (newslettery/oferty/aktualizacje) e-mailem i/lub przez WhatsApp (w zależności od Twoich preferencji lub zgody). Możesz zrezygnować w dowolnym momencie:

• Klikając link „Wypisz się", jeśli jest dostępny w wiadomości, lub
• Wysyłając e-mail na adres support@vicatoo.com z prośbą o usunięcie z list.

Nawet po rezygnacji możemy wysyłać niezbędne wiadomości „operacyjne" (np. związane z Twoim kontem lub złożoną rezerwacją).

4. Gdzie przechowujemy Twoje dane (WhatsApp + Google Sheets)

Niektóre rozmowy na WhatsApp mogą pozostać w ramach samej platformy WhatsApp.

Możemy również rejestrować dane kontaktowe i zapytania klientów (takie jak Imię/Telefon/E-mail i podsumowanie zapytania) w narzędziach wewnętrznych, takich jak Google Sheets lub systemy CRM, w celu organizacji pracy, śledzenia i marketingu.

Stosujemy wewnętrzne kontrole dostępu, aby dane były dostępne wyłącznie dla upoważnionych członków zespołu. Ograniczamy uprawnienia dostępu w oparciu o potrzeby i możemy okresowo przeglądać/aktualizować uprawnienia.

5. Udostępnianie informacji

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych. Możemy je udostępniać wyłącznie w następujących przypadkach:

5.1 Hotelom

Udostępniamy niezbędne informacje do potwierdzenia rezerwacji (Imię, daty pobytu, liczba gości, preferencje) hotelowi lub jego przedstawicielowi.

5.2 Dostawcom usług (podmiotom przetwarzającym)

Możemy udostępniać ograniczone dane dostawcom, którzy pomagają nam prowadzić Stronę i usługę, takim jak:

• Hotel suppliers and booking partners — to fulfill reservations,
• Payment service providers — to process transactions securely,
• Dostawcy hostingu, infrastruktury i poczty e-mail,
• Google Analytics,
• Narzędzia do wysyłki newsletterów (jeśli są używane),

Ci dostawcy przetwarzają dane w naszym imieniu, zgodnie z naszymi instrukcjami i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.

5.3 Przyczyny prawne

Możemy ujawnić dane, jeśli jest to wymagane w celu przestrzegania prawa, ochrony praw Firmy/Użytkownika, zapobiegania oszustwom lub zapewnienia bezpieczeństwa systemu.

5.4 Transakcje biznesowe

W przypadku fuzji, przejęcia lub sprzedaży aktywów dane mogą być przekazane jako część procesu zgodnie z prawem, z odpowiednim powiadomieniem, gdy jest to wymagane.

6. Zarządzanie plikami cookie i śledzeniem

Możesz kontrolować pliki cookie w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie plików cookie może wpłynąć na niektóre funkcje Strony (np. logowanie).

Możemy wyświetlać powiadomienie lub baner do zarządzania preferencjami dotyczącymi plików cookie zgodnie z wymogami kraju lub przepisów, umożliwiając akceptację/odrzucenie określonych typów plików cookie.

7. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane przez okres niezbędny do realizacji określonych celów, w tym:

• Zarządzanie kontem,
• Koordynacja i śledzenie rezerwacji,
• Marketing (do momentu rezygnacji),
• Obowiązki prawne i rozstrzyganie sporów.

Możemy przechowywać dane marketingowe do momentu rezygnacji, a dane dotyczące rezerwacji/korespondencji przez rozsądny okres w celu śledzenia, rozstrzygania sporów i zapewnienia zgodności. Gdy nie są już potrzebne, usuwamy, minimalizujemy lub anonimizujemy je, gdy jest to możliwe.

8. Bezpieczeństwo informacji

Stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa (np. kontrole dostępu, technologie ochronne, szyfrowanie haseł). Jednak żadna metoda przesyłania ani przechowywania nie jest w 100% bezpieczna.

9. Twoje prawa i wybory

W zależności od obowiązujących przepisów możesz mieć prawo do:

• Żądania dostępu do swoich danych, ich poprawienia lub usunięcia,
• Wycofania zgody na marketing,
• Żądania ograniczenia określonego przetwarzania.

Przed realizacją żądań możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu weryfikacji tożsamości, aby chronić Twoje konto i zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.

Aby złożyć żądanie dotyczące danych, skontaktuj się z nami za pośrednictwem poniższego adresu e-mail.

10. Linki do stron trzecich

Strona może zawierać linki do innych stron internetowych. Nie ponosimy odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności tych stron.

11. Międzynarodowe transfery danych

Dane mogą być przetwarzane w innych krajach (np. USA) w zależności od lokalizacji hostingu lub dostawców usług (np. Google). Korzystając ze Strony, rozumiesz, że przetwarzanie danych może odbywać się transgranicznie zgodnie z niniejszą polityką.

12. Zmiany w niniejszej Polityce prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę. Zaktualizujemy datę „Ostatnia aktualizacja" na górze. Dalsze korzystanie ze Strony po aktualizacjach oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.

13. Skontaktuj się z nami