Privacybeleid — Vicatoo

Versie: 1.0

Laatst bijgewerkt: 1 januari 2026

Dit privacybeleid legt uit hoe Vicatoo, Inc. (handelend als "Vicatoo") ("Bedrijf", "wij", "ons", "onze") uw informatie verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer u www.vicatoo.com (de "Site") en onze diensten gebruikt.

Door de Site te gebruiken, een account aan te maken, een contactformulier in te vullen of met ons te communiceren via WhatsApp/E-mail, stemt u in met de praktijken beschreven in dit beleid. Raadpleeg ook onze Gebruiksvoorwaarden en ons Boekings- & Annuleringsbeleid.

Officiële kanalen: De officiële communicatiekanalen zijn het e-mailadres support@vicatoo.com en het WhatsApp-nummer vermeld in de sectie "Neem contact met ons op". Communicatie via andere kanalen wordt niet als officieel beschouwd.

1. Informatie die wij verzamelen

Wij verzamelen informatie die u direct aan ons verstrekt en informatie die automatisch wordt verzameld.

1.1 Informatie die u verstrekt

Wij kunnen het volgende verzamelen:

• Accountgegevens: Naam (indien van toepassing), e-mail, telefoon-/WhatsApp-nummer, gebruikersnaam en wachtwoord (versleuteld).
• Contactformulier: Naam, e-mail, telefoonnummer, onderwerp en inhoud van het bericht.
• Boekingsaanvraaggegevens: Bestemming, verblijfsdata, aantal gasten, voorkeuren (bijv. type uitzicht, rustige kamer, keuken beschikbaarheid...) en alle details die u ons stuurt via WhatsApp/E-mail.
• Supportcommunicatie: Inhoud van chats en correspondentie met ons team.

Let op: Deel geen gevoelige gegevens (zoals betaalkaartgegevens of gezondheidsinformatie). Als wij dergelijke gegevens per ongeluk ontvangen, zullen wij ons inspannen deze te verwijderen waar mogelijk en redelijk.

1.2 Automatisch verzamelde informatie (Cookies & Analytics)

Bij het gebruik van de Site kunnen wij het volgende verzamelen:

• IP-adres, browsertype en apparaat, besturingssysteem, bezochte pagina's, bezoekduur en verwijzingsbron.
• Gegevens via cookies en vergelijkbare technologieën.

Wij gebruiken Google Analytics om het gebruik van de site te begrijpen en de prestaties te verbeteren. Google kan cookies en vergelijkbare identificatoren gebruiken om gebruiksgegevens in geaggregeerde vorm te verzamelen.

2. Hoe wij uw informatie gebruiken

Wij gebruiken informatie om:

• Account- & Dienstbeheer: Accounts aanmaken, inloggen en instellingen beheren.
• Boekingen Coördineren: Met u communiceren, uw aanvraag begrijpen, coördineren met het hotel en het Bevestigingsbericht versturen.
• Klantenservice: Vragen beantwoorden en problemen oplossen.
• Product- & Siteverbetering: Prestaties analyseren, gebruikerservaring verbeteren en functies ontwikkelen.
• Beveiliging & Fraudepreventie: Accounts en de Site beschermen en verdachte activiteiten verifiëren.
• Marketing & Reclame (met uw toestemming of waar wettelijk toegestaan): Nieuwsbrieven/aanbiedingen versturen en contactlijsten en advertentiecampagnes beheren.

3. Marketing (Nieuwsbrieven & Aanbiedingen)

Wij kunnen u marketingberichten (nieuwsbrieven/aanbiedingen/updates) sturen per e-mail en/of WhatsApp (afhankelijk van uw voorkeuren of toestemming). U kunt zich op elk moment afmelden door:

• Te klikken op de link "Uitschrijven" indien beschikbaar in het bericht, of
• Ons een e-mail te sturen op support@vicatoo.com met het verzoek om verwijdering van de lijsten.

Zelfs na uitschrijving kunnen wij noodzakelijke "operationele" berichten sturen (bijv. gerelateerd aan uw account of een boeking die u heeft aangevraagd).

4. Waar wij uw gegevens opslaan (WhatsApp + Google Sheets)

Sommige WhatsApp-gesprekken kunnen binnen het WhatsApp-platform zelf blijven.

Wij kunnen ook contactgegevens en klantaanvragen (zoals naam/telefoon/e-mail en aanvraagsamenvatting) vastleggen in interne tools zoals Google Sheets of CRM-systemen om werk, opvolging en marketing te organiseren.

Wij implementeren interne toegangscontroles zodat gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde teamleden. Wij beperken toegangsrechten op basis van behoefte en kunnen machtigingen periodiek herzien/bijwerken.

5. Informatie delen

Wij verkopen uw persoonlijke informatie niet. Wij kunnen deze alleen delen in de volgende gevallen:

5.1 Met hotels

Wij delen noodzakelijke informatie om de boeking te bevestigen (naam, verblijfsdata, aantal gasten, voorkeuren) met het hotel of zijn vertegenwoordiger.

5.2 Met dienstverleners (Verwerkers)

Wij kunnen beperkte gegevens delen met aanbieders die ons helpen de Site en Dienst te exploiteren, zoals:

• Hotel suppliers and booking partners — to fulfill reservations,
• Payment service providers — to process transactions securely,
• Hosting-, infrastructuur- en e-mailaanbieders,
• Google Analytics,
• Tools voor het verzenden van nieuwsbrieven (indien gebruikt),

Deze aanbieders verwerken gegevens namens ons, onder onze instructies, en alleen voor zover nodig om de dienst te verlenen.

5.3 Juridische redenen

Wij kunnen gegevens openbaar maken als dit wettelijk vereist is, om de rechten van het Bedrijf/Gebruiker te beschermen, fraude te voorkomen of voor systeembeveiliging.

5.4 Zakelijke transacties

In het geval van een fusie, overname of verkoop van activa kunnen gegevens worden overgedragen als onderdeel van het proces in overeenstemming met de wet, met passende kennisgeving waar vereist.

6. Cookies & Trackingbeheer

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van cookies kan bepaalde sitefuncties beïnvloeden (bijv. inloggen).

Wij kunnen een melding of banner tonen om cookievoorkeuren te beheren op basis van het land of wettelijke vereisten, zodat u bepaalde typen cookies kunt accepteren/weigeren.

7. Gegevensretentie

Wij bewaren gegevens gedurende de periode die nodig is om de genoemde doeleinden te vervullen, waaronder:

• Accountbeheer,
• Boekingscoördinatie en opvolging,
• Marketing (totdat u zich afmeldt),
• Wettelijke verplichtingen en geschillenbeslechting.

Wij kunnen marketinggegevens bewaren totdat u zich afmeldt, en boekings-/correspondentiegegevens voor een redelijke periode voor opvolging, geschillenbeslechting en naleving. Wanneer niet langer nodig, verwijderen, minimaliseren of anonimiseren wij deze waar mogelijk.

8. Informatiebeveiliging

Wij gebruiken redelijke beveiligingsmaatregelen (bijv. toegangscontroles, beschermingstechnologieën, wachtwoordversleuteling). Geen enkele transmissie- of opslagmethode is echter 100% veilig.

9. Uw rechten & Keuzes

Afhankelijk van toepasselijke wetgeving kunt u het recht hebben om:

• Toegang tot, correctie van of verwijdering van uw gegevens te verzoeken,
• Toestemming voor marketing in te trekken,
• Beperking van bepaalde verwerkingen te verzoeken.

Wij kunnen aanvullende informatie opvragen om de identiteit te verifiëren voordat verzoeken worden uitgevoerd om uw account te beschermen en ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Om een gegevensgerelateerd verzoek in te dienen, neem contact met ons op via het onderstaande e-mailadres.

10. Links van derden

De Site kan links bevatten naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van die sites.

11. Internationale gegevensoverdrachten

Gegevens kunnen worden verwerkt in andere landen (bijv. VS) afhankelijk van hostinglocaties of dienstverleners (bijv. Google). Door de Site te gebruiken, begrijpt u dat gegevensverwerking over landsgrenzen heen kan plaatsvinden in overeenstemming met dit beleid.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen de datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan bijwerken. Voortgezet gebruik van de Site na wijzigingen houdt acceptatie in van het bijgewerkte beleid.

13. Neem contact met ons op